Neu: AUVISTA VERLAG
Wir entwickeln Excel Anwendungen
die Sie 1:1 nutzen aber auch frei modifizieren können.
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XZ510 = 3D Zeiterfassung
3 Dimensionen: Zeit x Projekte x Mitarbeiter
Auch kompatibel zu Office 365 / Excel 2016 unter Windows 10


So liefern wir

Per E-Mail zu jeder Zeit
oder auf individuell beschrifteter CD/DVD


XZ510 eignet sich als Zeiterfassung für Büros, in denen mehrere Mitarbeiter überlappend an verschiedenen Aufträgen, Projekten, Veranstaltungen oder für mehrere Auftraggeber arbeiten und Sie wissen wollen, wie viele Stunden anfallen und von wem.

Alle Excel-Lösungen, die wir zu diesem Thema entwickelt haben, stellen wir in XZ510 mit freiem Zugriff auf Formeln und Formate zur Verfügung. Zeitangaben sind sowohl in Uhrzeiten als auch in Dezimalzahlen möglich.
Mit eingebauten Filtern und Auswahlfenster erreicht man größte Flexibilität und kann die Eingaben nach beliebigen Kriterien zusammenfassen oder sortieren lassen.

Kombiniert mit unterschiedlichen Honoraren kann man sofort den Wert aller Arbeiten einzeln und zusammen ablesen.

Im Regelfall setzt man die Dateien so ein, wie sie sind. Grundsätzlich kann man jedoch jede Variante bequem mit allen Funktionalitäten die Excel bietet an eigene Erfordernisse anpassen.
Entflechten Sie das Gewirr, wenn mehrere Mitarbeiter an mehreren Projekten arbeiten. So schaffen Sie Planungssicherheit. Am Monatsende wollen Sie wissen, wie lange jeder Mitarbeiter gearbeitet hat und wie viele Stunden für welches Projekt (oder Mandat, Tätigkeit usw.) angefallen sind. Mit wenigen Handgriffen lassen sich die Dateien auch schnell auf mehrere Monate ausdehnen.

Bild 2: Arbeitsmappen-Register - die Originaldatei ist voreingestellt bis 12 und bis 25 Mitarbeiter. Sie kann erweitert oder für weniger Mitarbeiter auch reduziert werden - wie hier für 3 Mitarbeiter

In einer Liste stehen Projekte, Tätigkeiten, Mandate, Veranstaltungen oder Kunden etc. Jedem Eintrag weist man eine Abkürzung oder Kodierung zu, die automatisch in alle Mitarbeitersheets übernommen wird. In der Originaldatei sind 100 Zeilen für Projekte/Tätigkeiten vorbereitet. Die Liste kann verlängert werden.

Bild 3: Tabelle zur Projekt-, Mandats- oder Tätigkeitsübersicht

Diese Tabelle kann zugleich der projektbezogenen Kostenanalyse dienen, da in den Spalten rechts neben der Projekt-Auflistung die erfassten Stunden automatisch zugeordnet werden. Mit den unterschiedlichen Stundensätzen sehen Sie sofort die Kosten bzw. Einnahmen pro Projekt und im Gesamten, die durch Personalleistungen entstehen. Diese Spalten können Sie auch vor unberechtigtem Zugriff mit eigenem Kennwort schützen und ausblenden.
Im Mitarbeiterblatt trägt man die Mitarbeiter der Gruppe oder der Abteilung untereinander ein. In der Originaldatei sind die Zeilen für bis zu 12 bzw. 25 Mitarbeiter eingestellt. Jeder eingetragene Name wird automatisch in eine eigene Zeiterfassungstabelle übernommen. Über Hyperlinks kann man sich bequem zwischen den Tabellen bewegen.

Bild 4: Eine Mitarbeiterliste kann auch zur Ermittlung von Personalkosten bzw. -einnahmen dienen.


Dieses Blatt sammelt alle in den Mitarbeiter-Tabellen erfassten Stunden. Mit der Angabe von Stundensätzen dient es also zugleich der Finanzanalyse. Auch hier können diese Spalten geschützt und ausgeblendet werden, damit unberechtigte Mitarbeiter keinen Einblick haben. Die Berechnungen sind währungsunabhängig.
Diese Art der Zeiterfassung ist für drei Fälle konzipiert und kann hierfür ohne Installation auch sofort eingesetzt werden:
1. Die Datei liegt auf einem Server. Die Mitarbeiter der Gruppe oder Abteilung tragen ihre Stunden selbst, den Projekten zugeordnet übers Netz in die Datei ein.
2. Jeder Mitarbeiter führt sein Monatssheet, dessen Inhalte er oder eine Person des Vertrauens am Monatsende (oder wochenweise) in die zentrale Datei kopiert.
3. Die Mitarbeiter notieren völlig zwanglos ihre Stunden. Eine Person des Vertrauens führt diese Datei und trägt regelmäßig die Stunden der Mitarbeiter ein.

Bild 5: Eingabetabelle pro Mitarbeiter: Wochentage in Spalten, Projekte, Veranstaltungen, Auftraggeber usw. in Zeilen
In den Arbeitsmappen, in denen die Eintragung der Zeiten in Dezimalzahlen erfolgt, haben wir Rechenhilfen eingebaut, die alle möglichen Tages- und Uhrzeitformate in Dezimalzahlen umrechnen.

Bild 6: Rechenhilfen - Beispiel für die Umrechung mehrerer Uhrzeitintervalle in Dezimalzahlen
XZ510 deckt den Bereich der Zeiterfassung ab, der in der Regel nicht direkt mit der Personalbuchhaltung gekoppelt ist. Dennoch besteht die Möglichkeit auch Urlaubs- und Krankheitstage einzutragen. Überstunden können ausgewiesen werden. Die durchschnittliche Tagesarbeitszeit kann variabel sein. Gleittage werden verrechnet.

Bild 7: Als Nachweis können Urlaubs- und Krankheitstage eingetragen werden.


Bei Bedarf kann man die Monatsergebnisse auch in mitarbeiterbezogene Jahresdateien kopieren. Diese vorbereiteten Excel-Tabellen lassen sich durch "Ziehen und Kopieren" auf mehrere Jahre erweitern.

Bild 8: Aus den Monatsergebnissen der Mitarbeiter bekommt man so schnell eine Jahresübersicht.


Die Bedienung dieser klar gegliederten Dateien ist einfach und leicht verständlich. Die Mitarbeiter brauchen sich hierzu nichts Neues beibringen.

Man kann die Dateien sofort so einsetzen wie sie sind. Einmal eingerichtet, kopiert man sie Monat für Monat weiter. Zusätzlich sind diese Arbeitsmappen für eigene Anpassungen nach allen Richtungen offen - was viel Zeit spart. Bestellen Sie jetzt!

Titel: Projekt- u. mitarbeiterbezogene Zeiterfassung
= 3D-Zeiterfassung
Zahl der Ordner 7
Zahl der Arbeitsmappen 31
Datenmenge in MB 22
Bestellnummer XZ510 (+ bei Erwerb legen wir gratis dazu: XZ430)
Preis brutto in € 99
Versandkosten keine

Die Mehrwertsteuer entfällt bei Lieferungen in die Schweiz.
Fürs EU-Ausland entfällt die MwSt. bei USt-ID-Nr.-Angabe.
Voraussetzungen: Microsoft Office Excel 97 bis 2016 unter allen Windows,
Mac ab Office Excel 2004 bis 2015 sowie
Excel-kompatible Programme anderer Hersteller


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